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Digitalisierungsscouts

„Auszubildende als Digitalisierungsscouts“ ist ein Projekt des Rationalisierungs- und Innovationszentrums der Deutschen Wirtschaft (RKW) mit Sitz in Eschborn. In der Region Hamm wurde dieses Projekt 2018 gemeinsam mit der Wirtschaftsförderung Hamm und sieben Unternehmen durchgeführt. Drei der 19 Auszubildenden, die sich in Hamm als Digiscouts betätigt haben, sind bei der Munk GmbH beschäftigt. Im Rahmen dieses Projektes erarbeiteten Isabel Jarzombek, Steffen Ebke und Svenja Berns-Müller eine digitale Fertigmeldung. Hamm war eine der drei ersten Regionen in Deutschland, in denen das Projekt Ende Mai gestartet ist.

Die Auszubildenden beschreiben ihre Erfahrungen wie folgt:

Die digitale Fertigmeldung

(v.l.n.r.) Isabel Jarzombek (Auszubildende zur Industriekauffrau EU), Wolfgang Thomaßen (Wirtschaftsförderung Hamm), Steffen Ebke (Auszubildender zum Fachinformatiker Systemintegration), Armin Kreyenbaum (Ausbilder)- Foto: WFH
(v.l.n.r.) Isabel Jarzombek, Wolfgang Thomaßen (Wirtschaftsförderung Hamm), Steffen Ebke, Armin Kreyenbaum - Foto: WFH

„Es war wirklich was Besonderes, dieses große Projekt eigenständig auf die Beine zu stellen.“ so Isabel Jarzombek, Auszubildende zur Industriekauffrau EU, rückblickend auf die vergangenen Monate. Isabel bildet zusammen mit Steffen Ebke und Svenja Berns-Müller unser Digiscout-Team.

Nach der Suche nach Digitalisierungspotenzialen entwickelten wir fünf konkrete Projektideen. Wir entschieden uns gemeinsam mit unserer Geschäftsleitung Frank und Thorsten Munk für die digitale Fertigmeldung.

Bisher erfolgte die Fertigmeldung auf Papier, welches durch die Abteilungen Lager, Betriebsleitung, Projektleitung bis zur Logistik gereicht wurde. Die Logistik organisiert abschließend die Lieferung. Dies nahm viel Zeit in Anspruch, da die nachstehenden Abteilungen auf die Bearbeitung und Weitergabe ihrer Vorgänger warten mussten.

Hier setzten wir an – unser Ziel: Zeitersparnis. Wir analysierten detailliert den Prozess der Fertigmeldung. Verschiedene Vordrucke und abweichende Vorgänge, bedingt durch die projektorientierte Organisation der Munk GmbH, erschwerten uns die Umsetzung. Dies veranlasste uns, die Analyse auf vor- und nachgelagerte Prozesse auszuweiten. Wir vereinheitlichten die Vordrucke, und Steffen, Auszubildender zum Fachinformatiker für Systemintegration, bildete die Fertigmeldung digital ab. Nun können wir auf die Papierform verzichten und die betroffenen Abteilungen parallel benachrichtigen.

Mit der Umstellung trafen wir auf erfreute wie auch auf kritische Kolleginnen und Kollegen. Doch die Testphase erwies sich als Erfolg. Aussagen wie „Können Sie damit nicht warten bis ich in Rente bin?“ wurden von „Müssen wir immer noch auf die schriftliche Meldung warten?“ abgelöst. Dies ist für uns wohl das schönste Fazit, welches mit einer Zeitersparnis von bis zu zwei Tagen für jeden Auftrag und damit einer höheren Kundenzufriedenheit abgerundet werden kann.“

Die Munk-Digiscouts stellen ihr Projekt vor. Bild: Heinz Feußner
Die Digiscouts stellen ihr Projekt vor. Bild: Heinz Feußner

Das Digiscout-Projekt fand am 1. Dezember im Hammer Heinrich-von-Kleist-Forum seinen offiziellen Abschluss. Während der Feierstunde präsentierten die Auszubildenden aus sieben Hammer Unternehmen ihre Ergebnisse. Im Anschluss folgte die Auszeichnung der einzelnen Projekte und eine Abstimmung: „Welches Projekt können Sie sich so oder so ähnlich in Ihrem Unternehmen vorstellen?“ Digiscouts der Munk GmbH erreichten den zweiten Platz.

„Wir blicken zurück auf ein halbes Jahr mit vielen Digiscouts-Meetings, Präsentationen und Diskussionen, in wir neue Kenntnisse im Bereich der Digitalisierung und des Projektmanagements erlangen konnten“, so Berns-Müller, „auch nach offiziellem Abschluss des Digiscoutsprojektes wird in unserem Hause weiterhin an der digitalen Fertigmeldung gearbeitet, getestet und verbessert.

Inzwischen wir die von den Auszubildenden erstellte Software produktiv angewendet.